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Radiology workflow
nov 24, 2020

Sete inovações no fluxo de trabalho de radiologia que estão aumentando a eficiência e a qualidade do atendimento

By Kees Wesdorp
Chief Business Leader Precision Diagnosis

Tempo estimado de leitura: 10 - 12 minutos

À medida que a demanda por diagnósticos médicos por imagem aumentava dramaticamente nas últimas décadas, o fluxo de trabalho de radiologia foi se tornando cada vez mais complexo. Com a pandemia COVID-19 em curso, aumentando a pressão, os departamentos de radiologia estão adotando novas e inovadoras formas de trabalhar que os ajudem a aumentar a eficiência operacional, aprimorar a experiência dos pacientes e da equipe e, em última instância, melhorar os resultados.

 

Possivelmente, o maior desafio para a otimização do fluxo de trabalho de radiologia é que se trata, na verdade, de uma complexa rede de fluxos de trabalho separados. Seja fazendo com que um paciente compareça a tempo para um exame de diagnóstico por imagem, seja adquirindo as imagens propriamente ditas ou entregando as informações clínicas certas nas mãos do médico que encaminhou o paciente, cada passo do processo de diagnóstico por imagem é suscetível a atrasos, variabilidade e lacunas na comunicação, tudo isso causando desperdício e podendo exercer um impacto negativo sobre o atendimento ao paciente mais à frente no fluxo. 

Systems view

Gerenciar um sistema tão complexo e dinâmico pode ser uma tarefa intimidante. Requer uma visão clara do quadro mais amplo, além de uma compreensão profunda dos desafios diários enfrentados por todas as partes interessadas envolvidas. As desconexões e ineficiências operacionais constituem um peso para médicos e funcionários, que querem o melhor para seus pacientes mas, muitas vezes, se veem lutando por informações e perdendo um tempo precioso. 

 

A COVID-19 certamente não facilitou as coisas. Para certos procedimentos de diagnóstico por imagem como ressonância magnética e mamografia, que sofreram uma queda de até 74-93% como consequência da pandemia [1], alguns centros de diagnóstico por imagem agora precisam lidar com uma significativa fila de espera de pacientes; ao mesmo tempo, o contato presencial continua restrito e as preocupações com segurança aumentam o estresse dos funcionários e a ansiedade do paciente. Se, no entanto, há um aspecto positivo em tudo isso, é a forma como os serviços de radiologia se adaptaram, encontrando novas maneiras de conectar pessoas, dados e tecnologia.

 

A seguir compartilho sete exemplos que mostram como a digitalização, a virtualização e a integração podem ajudar a criar um fluxo de trabalho de radiologia integrado, centrado no paciente, para maior eficiência e qualidade do atendimento. 

1. O envolvimento digital mantém o paciente seguro e ajuda a evitar o não comparecimento

 

O não comparecimento de pacientes às consultas é um desafio constante para os departamentos de radiologia, com os índices de não comparecimento chegando a 7% para algumas modalidades [2]. O não comparecimento de pacientes interrompe o fluxo de trabalho, deixando funcionários e equipamentos subutilizados e podendo resultar em perdas financeiras de até US$ 1 milhão em um centro de diagnóstico por imagem [3]. Os próprios pacientes também podem sofrer as consequências, pois atrasos no diagnóstico e no tratamento podem levar a danos irrevogáveis. Esse problema adquiriu maior urgência como consequência da COVID-19, com os hospitais buscando maneiras de aliviar a ansiedade dos pacientes e trazê-los de volta às suas consultas de radiologia com segurança.

 

Para o Boston Medical Center (BMC) e a Yale New Haven Health (YNHH), a iniciativa de envolver digitalmente os pacientes antes e depois de suas consultas está incentivando a participação dos pacientes em seu tratamento. As mensagens de texto personalizadas relembram os pacientes de seus próximos exames e os deixa à vontade compartilhando links para protocolos de segurança e outras informações úteis. Os pacientes também passam por uma triagem digital da COVID-19, permitindo que os funcionários identifiquem quais pacientes estão saudáveis e dispostos a receber atendimento e, ao mesmo tempo, minimizando o risco para funcionários e pacientes.

 

Assim que chegam à consulta, os pacientes podem fazer seu check-in por meio de mensagens de texto. Não precisam mais aguardar fisicamente em uma sala de espera: agora podem esperar no conforto de seu carro. Os funcionários são alertados pelo sistema de Registro Eletrônico de Saúde de que o paciente fez o check-in. Quando a clínica está pronta para atender o paciente, uma nova mensagem de texto é enviada convidando-o a entrar. A criação de uma sala de espera virtual com check-in sem contato já permitiu que as equipes de linha de frente do BMC e da YNHH economizassem, em conjunto, 4.918 telefonemas para pacientes [i], além de dar tranquilidade a pacientes que, de outra forma, poderiam hesitar em entrar.

Patient engagement

Sala de espera virtual em ação: pacientes fazem check-in sem contato por meio de mensagens de texto

 

As comunicações baseadas em texto também são uma ferramenta poderosa para ajudar pacientes e funcionários a se prepararem para os exames de diagnóstico por imagem. Por exemplo, usando a mesma plataforma digital de gerenciamento de pacientes, os pacientes submetidos a uma tomografia computadorizada podem receber instruções sobre o que não comer e beber antes do exame. Também podem passar por uma triagem de reações alérgicas ao corante de contraste, alertando a equipe de atendimento quanto a uma possível necessidade de medicação prévia. Da mesma forma, é possível perguntar aos pacientes agendados para um exame de ressonância magnética se têm algum implante metálico, ajudando a equipe a preparar o protocolo certo para a obtenção de uma qualidade de imagem otimizada. 

 

Isso mostra como o envolvimento digital pode não apenas reduzir as barreiras à entrada dos pacientes no hospital, mas também preparar os funcionários para o sucesso na próxima fase do processo: a aquisição das imagens.

2. A automação do fluxo de trabalho ajuda a equipe a captar imagens acertando logo na primeira vez

 

Os tecnólogos em radiologia enfrentam o desafio diário de obter varreduras da melhor qualidade acertando logo na primeira vez. Mas variações nos níveis de treinamento e experiência de cada pessoa da equipe podem afetar os resultados. Os pacientes costumam estar ansiosos, o que aumenta a pressão sobre os tecnólogos para que o exame seja feito de forma eficaz, já que um paciente inquieto pode significar que o exame precisa ser refeito. No entanto, muitas vezes os funcionários têm pouco tempo para interagir com os pacientes, já que sua carga de trabalho pode ser implacável [4].

 

Quando perguntamos em uma pesquisa o que mais os ajudaria, os tecnólogos em radiologia disseram que 23% de seu trabalho é ineficiente e poderia ser automatizado. Levamos essas necessidades a sério quando desenvolvemos ferramentas inteligentes de fluxo de trabalho que ajudam os tecnólogos a realizarem exames com mais facilidade e menos estresse.

 

Por exemplo, a carga de trabalho de um tecnólogo de ressonância magnética — indiscutivelmente a modalidade de diagnóstico por imagem que mais induz o estresse — pode ser reduzida por meio da automatização do planejamento, da varredura e do processamento do exame. Isso permite que até mesmo tecnólogos novatos realizem exames de ressonância magnética de rotina com confiança. A redução da variabilidade dos exames resulta em um diagnóstico por imagem de alta qualidade que permite diagnósticos confiantes; por outro lado, as instruções automatizadas ao paciente aprimoram sua experiência. Os funcionários podem se preocupar menos em acertar as configurações do equipamento e têm mais tempo para se concentrar no paciente.

Smart workflow
É claro que, para os procedimentos de ressonância magnética mais complexos, ainda podem ser necessárias as orientações de um especialista mais experiente em aquisição de imagens. Mas o que acontece se esse especialista não estiver por perto ou disponível? É nessas situações que um tipo diferente de apoio pode ser necessário.

3. Aquisição de imagens torna-se virtual com uma central de comando unificada

 

Tecnólogos altamente experientes que conhecem os meandros de modalidades avançadas como ressonância magnética e tomografia computadorizada costumam estar em falta nas grandes clínicas de diagnóstico por imagem que contam com diversos locais de varredura. Até pouco tempo, esses usuários especializados precisariam viajar do seu local central para locais remotos para ajudar seus colegas menos experientes. Agora, podem prestar assistência a vários locais, em tempo real, enquanto o paciente está na mesa do scanner, sem precisar sair do seu local central.

 

Por meio de uma nova forma de telepresença na aquisição de imagens, os tecnólogos especializados podem fornecer orientações, suporte e treinamento a partir de um local central — a Central de Comando de Operações de Radiologia. O acesso virtual seguro ao scanner permite que esses usuários especializados ajudem ou treinem seus colegas em diversos locais, gerando, com isso, uma consistência na qualidade e padronização das imagens. Isso reduz a necessidade de repetições e agendamentos de novos exames sem necessidade, o que pode constituir um fardo pesado para os pacientes e para os funcionários.

ROCC

Esse modelo hub-and-spoke baseado em nuvem pode ser facilmente expandido para abrigar vários, até mesmo centenas de locais. Isso torna as operações de diagnóstico por imagem menos vulneráveis à rotatividade de funcionários locais, faltas de funcionários e outras interrupções inesperadas. Em tempos de COVID-19, isso provou ser particularmente importante para garantir a continuidade dos negócios, mesmo quando o número de funcionários foi seriamente restringido em determinadas clínicas de diagnóstico por imagem. 

 

A existência de uma central de comando unificada também permite que os provedores de diagnóstico por imagem ofereçam procedimentos complexos em um maior número de locais, mais perto da residência dos pacientes e em horários mais flexíveis. Para os pacientes, isso significa menos aborrecimentos e mais conveniência, além de poderem contar com a tranquilidade de ter um super especialista monitorando o trabalho do tecnólogo, mesmo que esteja a centenas ou milhares de quilômetros de distância.

 

Assim que as imagens são adquiridas, é importante que os casos mais urgentes sejam encaminhados ao radiologista mais qualificado para agilizar a leitura e a emissão de relatórios. É nesse ponto que uma outra inovação do fluxo de trabalho entra em cena.

4. O balanceamento inteligente da carga de trabalho prioriza os casos mais urgentes

 

Nos empreendimentos complexos e multilocais de radiologia, nos quais diferentes estabelecimentos geram um fluxo contínuo de casos de diagnóstico por imagem — alguns urgentes, alguns menos urgentes e alguns altamente especializados —, gerenciar a priorização e delegação de casos para o radiologista mais adequado pode representar um verdadeiro desafio.

 

Algoritmos inteligentes, que determinam automaticamente a melhor equiparação, podem ajudar a alocar o caso certo ao radiologista certo com base em sua área de experiência, disponibilidade e carga de trabalho atual. Isso ajuda a equilibrar a carga de trabalho ao distribuí-la entre os radiologistas, permitindo que os casos mais urgentes sejam lidos primeiro pelo subespecialista adequado que estiver disponível.

Workflow Orchestrator

Os algoritmos inteligentes podem alocar e priorizar os casos automaticamente, para que sejam lidos pelos radiologistas mais qualificados (os nomes dos pacientes nessa captura de tela são fictícios)

 

Por exemplo, quando um paciente com uma dor de cabeça súbita e aguda é levado às pressas para o pronto-socorro e uma tomografia revela sangramento dentro do cérebro, essa varredura aparecerá automaticamente no topo da lista de tarefas do neurorradiologista que estiver disponível naquele momento. O radiologista que lê a imagem pode se conectar remotamente a outros especialistas para discutir o caso em um ambiente digital seguro enquanto o paciente ainda está no scanner, proporcionando-lhe a melhor oportunidade possível de um diagnóstico em tempo hábil e um tratamento eficaz.

 

Isso nos conduz ao próximo desafio no fluxo de trabalho de radiologia: fornecer ao responsável pelo paciente ou ao médico que o encaminhou as informações de que precisam, em um formato fácil de acessar e que oferece os insights clínicos corretos.

5. Um relatório multimídia interativo oferece aos médicos insights mais profundos

 

Desde que Wilhelm Röntgen descobriu o raio X, há 125 anos, o formato dos relatórios de radiologia não sofreu nenhuma mudança fundamental, sempre dependendo de uma narrativa baseada em texto para comunicar seus achados a médicos e pacientes [5]. Mas agora isso está mudando, com os relatórios de radiologia migrando para o ambiente multimídia que já nos rodeia em nossas vidas cotidianas.

 

Em oncologia e outros domínios clínicos complexos, nos quais os pacientes são com frequência acompanhados por longos períodos de tempo, os médicos estão em busca de relatórios de radiologia que forneçam insights longitudinais e ricos em dados sem que precisem escarafunchar para localizar relatórios anteriores e comparar imagens manualmente. O relatório multimídia interativo permite que os radiologistas incorporem imagens importantes para comparação lado a lado, informações sobre as tendências de tumores em quadros e gráficos e dados quantitativos do pós-processamento avançado.

Radiology reporting

Os relatórios multimídia interativos proporcionam aos médicos um acesso direto às imagens importantes e a informações quantitativas relevantes

 

Agora, os médicos podem clicar nas imagens incorporadas para uma inspeção mais aprofundada, sem precisarem sair do relatório, o que pode lhes poupar muito tempo. Um estudo mostrou como os relatórios multimídia podem economizar 8,9 minutos para os oncologistas na avaliação da carga tumoral de um paciente, se comparados aos relatórios somente de texto [6]. Os relatórios multimídia também permitem uma avaliação mais aprofundada das características da doença, indo além do que é comunicado por texto — por exemplo, tendo em vista novas questões clínicas que são relevantes para o tratamento do paciente. 

 

Ao oferecer acesso direto a imagens importantes do relatório de radiologia, estamos simplificando o fluxo de informações entre os radiologistas e os médicos que encaminham pacientes, uma abordagem na qual podemos avançar ainda mais.

6. A integração de dados de pacientes facilita a colaboração clínica

 

Em um domínio tão complexo quanto o tratamento do câncer, no qual os estudos de diagnóstico por imagem são complementados por vários outros tipos de informações, incluindo relatórios da patologia, testes moleculares e perfis genéticos, reunir todas as informações relevantes dos pacientes provenientes de departamentos díspares para seleção e monitoramento dos tratamentos pode exigir um enorme esforço. Trata-se, atualmente, de uma atividade na qual as equipes de atendimento muitas vezes perdem um tempo precioso.

 

Ao criar painéis de controle unificados que integram automaticamente as informações dos pacientes advindas de diversos departamentos, as equipes de tratamento do câncer podem visualizar num relance o perfil completo do paciente e tomar decisões sobre a jornada de tratamento durante reuniões multidisciplinares do tumor board. O comparecimento a essas reuniões pode ser virtual ou presencial, permitindo uma colaboração flexível e eficaz com base em um resumo compartilhado de todos os dados relevantes.

Clinical collaboration
Uma vez decidida a jornada de tratamento mais adequada, muitas vezes mais estudos diagnósticos são necessários para monitorar a progressão da doença e a eficácia do tratamento, fechando o círculo: como garantir que os pacientes compareçam aos seus exames de acompanhamento.

7. Operações orientadas por dados em tempo real permitem um aprimoramento contínuo

 

Já vimos a importância do envolvimento digital para a educação dos pacientes e para relembrá-los de suas consultas. Juntamente com o monitoramento automatizado do acompanhamento, esse envolvimento pode ser muito útil para fazer com que os pacientes mantenham a adesão aos seus planos de tratamento. Agora, como seria se você pudesse identificar, com base nos dados dos pacientes, quais pacientes são mais propensos a não comparecer aos seus exames de acompanhamento e lhes dar atenção adicional? 

 

Estudos têm mostrado como o não comparecimento do paciente pode ser previsto com base em não comparecimentos anteriores, no número de dias decorridos entre o agendamento e a data da consulta e no tipo de modalidade, permitindo que os administradores de radiologia direcionem com mais precisão seus esforços no sentido de obter o envolvimento do paciente [7]. Esse é apenas um exemplo de como as práticas orientadas por dados podem ajudar a aprimorar a continuidade do atendimento e a eficiência operacional das empresas de diagnóstico por imagem. 

 

As análises de dados em tempo real também criaram outras oportunidades para o gerenciamento de operações. Ao fornecer aos administradores de radiologia as ferramentas para monitorarem continuamente KPIs como volumes de exames específicos, utilização de recursos e taxas de cancelamento para cada modalidade, o sistema também lhes permite entender melhor como o envolvimento do paciente está mudando a demanda por serviços e tomar decisões mais bem fundamentadas sobre a alocação de pessoal e recursos, com base nos fatos e números mais recentes.

Operational scheduling

A análise de dados em tempo real ajuda os administradores de radiologia a otimizar a alocação de pessoal e recursos

 

Por exemplo, à medida que os departamentos de radiologia aumentam novamente suas atividades na esteira da COVID-19, iremos ajudá-los a criar painéis de controle que prevejam quantos tecnólogos serão necessários para turnos específicos com base nos volumes esperados dos pacientes. Esses painéis de controle também possibilitam uma melhor compreensão de como os protocolos de segurança e limpeza relacionados à COVID estão afetando a produtividade e a capacidade, permitindo que os departamentos adaptem o agendamento sempre que necessário. Os painéis de controle são atualizados em tempo real, ajudando constantemente os administradores a decidirem o que fazer a seguir.

Um único fluxo de trabalho de radiologia integrado para diagnósticos de precisão

 

O que essas sete inovações mostram é como a digitalização, a virtualização e a integração — corroboradas pela análise de dados em tempo real — podem fazer uma verdadeira diferença nas operações de radiologia. Especialmente agora. 

 

Ao conectar dados, tecnologia e pessoas em todos os momentos decisivos — sempre firmemente centrados no paciente — poderemos pavimentar um caminho claro para o diagnóstico e o tratamento de precisão. É nessas circunstâncias que o fluxo de trabalho de radiologia realmente flui: beneficiando os pacientes, os funcionários e os sistemas de saúde que se preocupam com ambos.

 

 

Junte-se a nós na RSNA 2020, de 29 de novembro a 5 de dezembro, e inscreva-se em nossas sessões virtuais para descobrir como os líderes de radiologia das instituições mais importantes estão lidando com seus desafios de fluxo de trabalho.

 

 

Referências

[1] Naidich, J.J., Boltyenkov, A., Wang, J.J., Chusid, J., Hughes, D., Sanelli, P.C. (2020). Impact of the Coronavirus Disease 2019 (COVID-19) Pandemic on Imaging Case Volumes. J Am Coll Radiol, 17(7): 865-872.https://doi.org/10.1016/j.jacr.2020.05.004

[2] Rosenbaum, J.I., Mieloszyk, R.J., Hall, C.S., Hippe, D.S., Gunn, M.L., Bhargava, P. (2018). Understanding Why Patients No-Show: Observations of 2.9 Million Outpatient Imaging Visits Over 16 Years. J Am Coll Radiol, 15(7): 944-950. https://doi.org/10.1016/j.jacr.2018.03.053

[3] Rebecca, J., Mieloszyk, J.I., Rosenbaum, C.S., Hall, U., Puneet, B. (2018). The Financial Burden of Missed Appointments: Uncaptured Revenue Due to Outpatient No-Shows in Radiology. Current Problems in Diagnostic Radiology, 47(5): 285-286. https://doi.org/10.1067/j.cpradiol.2018.06.001

[4] Beker, K., Garces-Descovich, A., Mangosing, J. et al. (2017). Optimizing MRI Logistics: Prospective Analysis of Performance, Efficiency, and Patient Throughput. American Journal of Roentgenology, 209(4): 836-844.https://doi.org/10.2214/AJR.16.17698

[5] Folio, L.R., Machado, L.B., Dwyer, A. (2018). Multimedia-enhanced Radiology Reports: Concept, Components, and Challenges. RadioGraphics, 38(2): https://doi.org/10.1148/rg.2017170047

[6] Folio, L.R., Yazdi, A.A., Merchant, M., Jones, E.C. (2015). Initial Experience with Multi-Media and Quantitative Tumor Reporting Appears to Improve Oncologist Efficiency in Assessing Tumor Burden. Achados de pesquisa apresentados na 101ª Assembleia Científica e Encontro Anual da RSNA. http://archive.rsna.org/2015/15005140.html

[7] Harvey, H.B., Liu, C., Ai, J. et al. (2017). Predicting No-Shows in Radiology Using Regression Modeling of Data Available in the Electronic Medical Record. J Am Coll Radiol, 14(10): 1303-1309.https://doi.org/10.1016/j.jacr.2017.05.007

 

Notas

[i] Os resultados de dados internos são específicos para as instituições onde foram obtidos e podem não refletir os resultados atingíveis de outras instituições

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Autor

Kees Wesdorp

Kees Wesdorp

Chief Business Leader Precision Diagnosis

Kees Wesdorp leads Philips’ Precision Diagnosis business cluster, which brings together connected diagnostic systems and integrated diagnostic insights - including imaging, monitoring, laboratory, genomics and longitudinal data - to enable a clear care pathway with predictable outcomes for every patient. 

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