10 em 1: Como o Tasy reuniu 10 sistemas independentes em uma única solução de gestão da saúde na Unimed Presidente Prudente
nov 12, 2024 - Tiempo de lectura: 6-8 minutos
A Unimed Presidente Prudente, no interior paulista, é uma instituição privada que faz parte do Sistema Unimed, destaque no cooperativismo de saúde no Brasil. Conta com um hospital próprio, além de 17 hospitais credenciados e 33 clínicas e laboratórios.
Para ganhar eficiência, integração e gestão inteligente dos recursos, a operadora identificou a necessidade de substituir diversos softwares, que operam de forma independente, por um único sistema. O escolhido foi Tasy, sistema completo de gestão em saúde. Desafios • Criar um único sistema de gestão, integrando as áreas de Autorização, Compras e Gestão de Estoque e Gestão do Paciente, com plena interoperabilidade entre as plataformas. • Otimizar processos e gerar melhorias no sistema de cadastro. • Implementar o prontuário eletrônico e os sistemas de prescrição de medicamentos e análise clínica, proporcionando maior segurança ao paciente. Resultados • Redução de 10 sistemas de informações diferentes para apenas 1 (Tasy), promovendo redução de 75% nos custos com fornecedores de software. • Ganho substancial na segurança do paciente, com a gestão do cuidado 100% integrada ao prontuário eletrônico. • Agilidade no faturamento, reduzindo o tempo de processamento de 36 horas (antes da implementação) para 6 horas.
Em apenas seis meses de operação com a nova plataforma de gestão, a Unimed Presidente Prudente já colhe resultados expressivos: redução de 75% nos custos com mensalidades de serviços provenientes de fornecedores de software e tempo de processamento de rotinas de faturamento das mensalidades 6 vezes mais rápido.
Introdução Os beneficiários da Unimed Presidente Prudente têm à disposição o Hospital Unimed Presidente Prudente, instalado em uma das principais avenidas de Presidente Prudente. Visando a excelência dos serviços prestados, o serviço do hospital tem como parâmetro inegociável atender os clientes com base no Programa Nacional de Segurança do Paciente, com a finalidade de promover uma cultura hospitalar mais segura, minimizando os riscos de danos aos pacientes e, assim, garantindo uma assistência de qualidade. • 32.127 atendimentos no pronto atendimento • 946 internações • 9.368 doses aplicadas de vacina Mesmo com sua infraestrutura moderna e sendo referência para vários municípios da região Oeste do estado de São Paulo, o Hospital Unimed Presidente Prudente tinha na sua operação 10 sistemas independentes para gerir áreas estratégicas da Unimed, sem integração e com alto custo operacional. No processo de escolha do novo sistema de gestão da saúde, a organização tinha como objetivo a implantação de uma única plataforma que integrasse todas as áreas essenciais da operação, desde o cuidado ao paciente, passando por prescrição médica e análise clínica, até faturamento, compras e estoque.
Hospital Unimed Presidente Prudente em números*
Processo de implantação
Para João Alberto Artoni de Carvalho, diretor-presidente da Unimed Presidente Prudente, a escolha do Tasy proporcionou uma transformação na operação da operadora e suas unidades próprias, unificando 10 sistemas em uma única solução, contribuindo para gerar valor ao beneficiário e fortalecendo a segurança do paciente na assistência.
“Após diversas discussões e conhecendo o sistema de forma técnica, sentimos a confiança necessária para escolher o Tasy como a plataforma que tem nos ajudado a ganhar eficiência e reduzir desperdícios na operação”, afirma Carvalho.
“Oferecemos serviços completos, como medicina preventiva, atendimento domiciliar, área de vacinas, e o Tasy foi a única solução que apresentou uma integração completa quando comparamos com outros fornecedores”, conta Alisson Kuhn, gerente de Tecnologia da Informação da Unimed Presidente Prudente.
É importante destacar que, no processo de seleção da nova plataforma de gestão, a equipe da Unimed Presidente Prudente realizou uma matriz SWOT de cada fornecedor como um dos critérios de avaliação. O Tasy pontuou mais que todos os concorrentes e foi a única solução que conseguiu atender 100% dos processos operacionais da operadora de saúde e das unidades próprias, entre elas o Hospital Unimed Presidente Prudente.
Mesmo com pouco tempo de uso, o Tasy começou a ser implementado pela operadora em dezembro de 2023 - os resultados e ganhos de eficiência que a plataforma já apresentou surpreenderam as equipes assistenciais e administrativas.
Reduzindo de 10 softwares independentes para 1 sistema completo e integrado de gestão da saúde, houve queda de 75% nos custos com fornecedores de tecnologia, referentes a mensalidades de serviços. Na área de Faturamento, o tempo de processamento das operações girava em torno de 36 horas; com o Tasy, caiu para 6 horas, representando processos 6 vezes mais rápidos.
A Unimed Presidente Prudente possui 100 mil beneficiários e atende mais de 30 mil clientes de intercâmbio. Trata-se de uma operação extremamente complexa entre a parte assistencial, gerencial, financeira e contábil, com conformidade regulatória. Por meio do Tasy, conseguimos acompanhar em um só sistema o ciclo do paciente, desde seu contrato até a sua utilização e os gastos, de forma confiável.
João Alberto Artoni de Carvalho
Diretor-presidente da Unimed Presidente Prudente
Um dos desafios ao trocar um sistema de gestão, ainda mais quando líderes e demais colaboradores estão aculturados em uma rotina administrativa já estabelecida, é programar um novo ciclo de aprendizado e desenvolvimento.
No Hospital Unimed Presidente Prudente, a troca de sistema envolveu várias etapas e um processo definido com lideranças das áreas e colaboradores estratégicos para que eles fossem os disseminadores da operação do Tasy, chamados de key users.
“Nós temos uma área específica só de reuniões, desenvolvimento e treinamento. Isolamos esse andar para o projeto Tasy. Separamos os colaboradores que trabalharam na implantação, chamados de key users, para operar o Tasy no dia a dia, sempre com suporte do time da Philips. Eles ficaram focados nisso e, de forma progressiva, a plataforma foi sendo implementada em todas as áreas”, explica Kuhn.
“Tivemos uma preparação com as equipes e fomos comunicados da mudança de sistema. De forma geral, houve pouca resistência devido ao processo ter sido gradativo e muito bem planejado pelos gestores das áreas”, afirma Aluísio Martins Faria, gerente Comercial da Unimed Presidente Prudente.
Já Márcia Regina dos Santos Macedo, da clínica São Lucas, conveniada da Unimed, conta que o sistema anterior demandava mais tempo e atenção em relação ao fechamento das consultas, e muitas das vezes não havia informação do responsável pelos lançamentos dos procedimentos.
“Com a obrigatoriedade de lançamentos de indicação clínica e anexo de documentos, ficou mais fácil e ágil fazer a gestão do fechamento de consultas e procedimentos”, relata Márcia.
Na assistência ao paciente, o Tasy vem transformando o cuidado prestado pelo Hospital Unimed Presidente Prudente, dando mais segurança aos processos da Farmácia Clínica, Área Assistencial e Enfermagem.
As equipes tinham que operar três softwares diferentes para gerir o cuidado do paciente. O Tasy unificou esses processos e, na dispensação de medicamentos, por exemplo, hoje o sistema de gestão possui barreiras para não permitir a dispensação de medicamentos que não estejam prescritos ou solicitados pela equipe multidisciplinar.
A unificação do fluxo também foi uma conquista importante que o Tasy proporcionou. Dessa forma, com o prontuário eletrônico do paciente, é possível ter acesso a todos os serviços de saúde, como prescrição e dispensação de medicamentos, atendimento domiciliar, quimioterapia e medicamentos de alto custo.
As equipes de enfermagem também já sentem diferença de desempenho nas auditorias clínicas. Com a função Dossiê, o Tasy trouxe melhoria no acesso rápido à informação relacionada ao beneficiário, facilitando as análises de auditoria (históricos de requisição, contas, entre outras funções).
O Tasy possui também a função de glosas e ocorrências, proporcionando a padronização das regras com ação sistemática de glosa ou apontamento para análise técnica sobre o item. Esse diferencial tem auxiliado o time de enfermagem a ganhar mais tempo nos processos de auditoria.
Essa visão sistêmica da operação se estendeu para todas as áreas do negócio. Então, todas as áreas entendem o que a outra faz, gerando sinergia e autonomia nas decisões estratégicas. O Tasy reduziu também a duplicação de processos, realizados mais de uma vez em setores diferentes, sem que a área responsável ao menos tivesse conhecimento. Hoje os processos já estão mais enxutos e acelerados devido a essa integração que o Tasy traz”.
Alisson Kuhn
Gerente de Tecnologia da Informação da Unimed Presidente Prudente
Para o futuro O diretor-presidente João Alberto Artoni de Carvalho explica que o momento agora é de reajustar as equipes. Para ele, com a melhoria que o Tasy tem trazido na gestão das unidades próprias e conveniadas à Unimed Presidente Prudente, a organização se prepara para crescer com segurança e custo reduzido. *Dados referentes a 2023. Isenção de responsabilidade: os resultados dos estudos de caso não são preditivos dos resultados de outros casos. Os resultados em outros casos podem variar. Philips Tasy EMR é um software regularizado como dispositivo médico pela Anvisa no Brasil.
“A mudança de sistema de gestão acaba fazendo com que se realize uma revisão de processos. A instituição ganha segurança com uma única plataforma de gestão da saúde, já consolidada no mercado, os beneficiários agora possuem processos mais rápidos, e os profissionais estão se adaptando a essa nova realidade de forma gradual e assertiva”, destaca Carvalho.
Para o gerente Comercial Aluísio Martins Faria, o Tasy abre um leque de novas oportunidades. “Existem várias possibilidades de criar regras de negócio, referente a produto, contrato, beneficiários e co-participações. Estamos explorando um novo universo que vai gerar frutos lá na frente”, diz.
Alisson Kuhn, gerente de Tecnologia da Informação, afirma que, após implantado, se a Unimed Presidente Prudente quiser ir ao mercado em busca de aquisições, o sistema de gestão já está pronto.
“Se houver, no futuro, uma aquisição de operadora de saúde, por exemplo, o Tasy opera normalmente nas duas instituições com plena integração das operações. É uma solução que deixa tudo mais simples, possibilitando que o crescimento da organização seja planejado com mais eficiência, padronização e estratégia”, completa Kuhn.
Depoimentos
“Após diversas discussões e conhecendo o sistema de forma técnica, sentimos a confiança necessária para escolher o Tasy como a plataforma que tem nos ajudado a ganhar eficiência e reduzir desperdícios na operação.” (João Alberto Artoni de Carvalho, diretor-presidente da Unimed Presidente Prudente).
“Além da agilidade operacional, com processos mais rápidos, fechamentos contábeis mais assertivos, redução de desperdício e mais integração, tanto de mão de obra como de tempo de processamento, o Tasy traz um conjunto completo de gestão para a área de saúde, promovendo a inovação em todos os setores.” (Alisson Kuhn, gerente de Tecnologia da Informação da Unimed Presidente Prudente).
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