Com Tasy e PACS, SPDM integra e padroniza processos em 12 hospitais e ambulatórios

Uma das maiores organizações sociais de saúde do Brasil, a SPDM - Associação Paulista para o Desenvolvimento da Medicina nasceu como uma escola médica em 1933. Sete anos depois, inaugurou o Hospital São Paulo como o primeiro do Brasil construído com a finalidade principal de levar o ensino à beira do leito. Atualmente, o Hospital São Paulo segue como unidade de ensino da Escola Paulista de Medicina, da UNIFESP (Universidade Federal de São Paulo), uma das mais importantes e representativas do país.

A atitude pioneira dos médicos fundadores da SPDM, que até 1960 foi conhecida como Sociedade Civil Paulista de Medicina, é a vocação de uma instituição que, ao longo de 9 décadas, consolidou-se como uma rede de assistência e educação com cerca de 5.262 leitos em São Paulo, Rio de Janeiro, Minas Gerais, Rio Grande do Sul, Mato Grosso, Pará e Ceará.

Em 2018, a instituição ampliou suas atividades no campo da educação, com a criação da Faculdade Paulista de Ciências da Saúde (FPCS), oferecendo cursos de graduação, especialização, MBA e extensão. Em 2019, foi premiada no IV Compliance Brasil, reconhecimento nacional do exercício de boas práticas e controle legal.

De natureza filantrópica, sem fins lucrativos, a SPDM oferece aos pacientes do Sistema Único de Saúde desde assistência básica até alta complexidade. Suas unidades contam com acreditações ONA e QMentum International.

Entre a incontável contribuição acadêmica, destaque para a formação de mais de 17 mil profissionais de saúde e mais de 2.000 trabalhos publicados nos últimos 14 anos.

São números que impressionam por seu gigantismo, mas também pelo desafio de integração que representam. Afinal, como integrar diferentes processos de instituições distintas a fim de melhorar a experiência do paciente e o resultado da instituição? Como melhorar a segurança do paciente e garantir a melhor decisão clínica?

Questões dessa natureza levaram a SPDM a iniciar, em 2011, uma trajetória de padronização e interoperabilidade cuja virada se deu em 2019, com o estreitamento da parceria com a Philips.

“Precisávamos de um plano agressivo, de um tiro curto”, lembra o diretor corporativo de TI na SPDM, Brenno Martins. “Estrategicamente, já tínhamos uma conta muito grande, com um conjunto de hospitais e unidades afiliadas. Somos 32 mil colaboradores em 47 CNPJs”. Em sua opinião, o volume e complexidade da operação justificavam o novo modelo de contrato, algo que ele já havia pesquisado com o Hospital Sírio-Libanês e Beneficência Portuguesa, outros clientes da Philips em São Paulo.

Ele se refere a indicadores como os relacionados ao faturamento, tempo de atendimento e custos. “A SPDM precisava ter uma visão gerencial de todo o ambiente em todos os sentidos, do ponto de vista financeiro e do ponto de vista assistencial. Isso para alcançar melhorias, para ajustes de processos, para estudos, pesquisas, avaliação de orçamento e avaliação de ações estratégicas assistenciais”, diz.

Segundo Brenno Martins, aprofundar-se na visão administrativa e gerencial era a chave para mais eficiência no negócio como um todo. Por isso, a instituição optou pelo sistema Tasy, software de gestão hospitalar da Philips. “Houve o entendimento de que a gente só conseguiria chegar a esses resultados se investíssemos em uma  solução robusta e que fosse fácil de trabalhar”, afirma.

Para começar, foi criado um Comitê Institucional da SPDM de formação multidisciplinar, com representantes das áreas administrativa, médica, enfermagem e estatística. O Comitê definiria um modelo para ser padronizado no processo de implantação do Tasy pelas unidades.

O que parecia ser o caminho para a eficiência da implantação do Tasy HTML também era o maior desafio, já que são muitas as particularidades em uma estrutura tão grande como a que forma a SPDM. Seus hospitais têm perfis de atendimento diferentes. Há desde unidades com hospital com pronto atendimento até outras dirigidas à alta complexidade ou clínicas específicas, por exemplo. Para Brenno Martins, esse poderia ser o principal desafio, uma vez que a aproximação com a Philips já estava fortalecida.

“Antes, cada hospital fazia o seu do seu jeito. Seria necessário adotar um modelo único para prescrição, pedido de exames, itens obrigatórios, fluxo de trabalho e faturamento, por exemplo. Assim como para revisão de cadastro de medicamentos, de procedimentos e imagens”, conta.

Ao longo de toda essa primeira etapa para uniformização de necessidades, foi a multidisciplinaridade do time e o apoio da alta gestão que dirimiram eventuais conflitos e respaldaram a autonomia do Comitê, permitindo o desenvolvimento do trabalho.

“A alta liderança esteve diretamente envolvida na execução e implementação do serviço e do sistema. Além disso, se criou uma relação direta por meio de um fórum de relacionamento entre a SPDM e a própria Philips, sem nenhum intermediário. Isso permitiu que conseguíssemos resolver qualquer problema, dúvida, questionamento no menor tempo de reação possível. Paralelamente a isso, nós tomamos a decisão de implementar uma medida interna que visava padronizar os processos e aspectos do sistema”, explica Nacime Salomão Mansur, superintendente das instituições afiliadas da SPDM.

Com o apoio da liderança e profissionais, o modelo foi compartilhado e aprendido por uma equipe da SPDM, que foi especialmente montada para cuidar do Tasy. Essa equipe conta com gerente, coordenadora e uma equipe de analistas que trabalharam lado a lado com a Philips para garantir não só a implantação, mas também a sustentação do projeto. Na opinião de Brenno Martins, mesmo que cada integrante do time fosse mais especializado em alguma etapa do processo, ainda assim, todos teriam a visão do todo. “O mesmo indivíduo que implantou é quem depois vai sustentar. Então, ele tem todo o know-how. Ele sabe como foi feito”, defende.

Outro ponto-chave, na percepção do gestor de TI, foi a adequação da infraestrutura de tecnologia da informação antes da migração, incluindo a atualização de computadores dos profissionais que seriam usuários do novo sistema. Foram previstos seis meses para essa adequação.

Além disso, o aprendizado contínuo e a baixa rotatividade das equipes TI da SPDM e da Philips reduziram de forma exponencial o tempo de implantação a cada nova unidade. Sobre essa maturidade, Martins comenta: “Hoje, em apenas um mês após a implantação do Tasy, o hospital já fica estabilizado. É muito rápido”.

Ainda não é possível integrar todo o sistema Tasy com as Unidades Básicas de Saúde, já que estas possuem um sistema de prontuário específico ligado à prefeitura de suas cidades. Há, entretanto, a previsão no Plano Diretor de que se desenvolva uma interface entre esses prontuários e o sistema gerencial dos hospitais.

Desde o começo, a ideia sempre foi integrar o sistema de prontuário eletrônico de um dado hospital a todas as funcionalidades de um sistema de gestão, com o objetivo de que o médico não saísse do ambiente Tasy em nenhum momento. O desejo era oferecer para os médicos o acesso integrado a todas as informações do paciente, incluindo exames de laboratório e de imagem.

Para o prontuário, Brenno Martins classifica como “natural” a opção pela solução PACS ofertada pela Philips. “Foi a melhor decisão que a gente tomou”. Em sua avaliação, a escolha favoreceu o projeto paperless em que a SPDM está se inserindo. As soluções Philips permitiram melhoria na rastreabilidade de insumos e medicamentos. Também trouxeram mais a segurança para a assistência. Agora, a verificação da conformidade entre dose a ser administrada e paciente é realizada pela enfermeira, de forma eletrônica à beira do leito.

Com a integração, os hospitais Pirajussara, de Parelheiros e Brigadeiro praticamente já não imprimem papel. Quando um paciente realiza seus exames, recebe um token que permite que laudo e imagens sejam acessados de qualquer computador, em qualquer lugar, reduzindo drasticamente a necessidade de impressão e armazenamento. "O caminho paperless é o a sustentabilidade, que é uma das metas estratégicas da SPDM”, antecipa Brenno Martins.

De acordo com ele, essas 3 unidades chegam a gastar 350 mil folhas de papel a menos, o que equivale de 15 mil a 20 mil reais por mês. “E isso porque ainda nem chegaram ao estágio final do processo”, adverte. E complementa: “Quando paperless for realidade em todas as nossas unidades, estaremos falando em milhões de economia por ano”.

Brenno cita o paperless e a certificação digital para exemplificar como o Tasy tem contribuído para a estratégia de negócio da SPDM para áreas que vão além da implantação de um sistema de gestão. “O Tasy ajudou na assistência, e também viabilizou para que outros projetos de acessibilidade e sustentabilidade fossem executados.”

O AME Psiquiatria Dra. Jandira Masur, por exemplo, foi o primeiro ambulatório de saúde mental do Brasil a receber o certificado de excelência em gestão (nível 3) da ONA - Organização Nacional de Acreditação. Outras 12 unidades, entre hospitais e ambulatórios, são reconhecidos pela ONA. A certificação internacional QMentum reconhece excelência máxima para o Hospital Geral de Pirajussara, Hospital Estadual de Diadema, Hospital das Clínicas Luzia Pinho Melo, Ambulatório Médico de Especialidades de Mogi das Cruzes e para a Regional São José dos Campos do SAMU 192.

De acordo com Brenno Martins, a opção da SPDM pelo sistema Tasy está diretamente relacionado a esse reconhecimento da qualidade assistencial. “O Tasy foi fundamental. Você não consegue acreditar um hospital desse e com uma certificação dessa sem todo o controle de um eletrônico. Tudo isso de modo sistematizado”, explica. O próximo passo é a adequação das unidades que vão se preparar para receber a certificação HIMSS, que avalia a maturidade da transformação digital em organizações de saúde de todo o mundo.

Para que esse objetivo seja alcançado com o mesmo comprometimento dessa parceria com a Philips, a SPDM uniu forças com a Folks, que é a Health Premier Partner da HIMSS para a América Latina. O primeiro hospital escolhido para servir de projeto-piloto para os demais associados é o Hospital das Clínicas Luzia de Pinho Melo, que atende a região de Mogi das Cruzes, em São Paulo, e está pleiteando o estágio 6.